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eBay輸出の経理・会計処理の方法と保存するべき書類

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個人でebay輸出をやっていると必ずみなさん確定申告をしますよね?

税理士さんに最初から丸投げするのも1つの方法ですが、自分で理解できると有利なことがたくさんあります。できればキャッシュフローなんかもわかるようになるとビジネスをしていく上で必ずプラスになりますので、少しずつ経理の方法を勉強していきましょう!

経理処理の方法は人によって様々です。正解がたくさんあります。

私は自分で全て入力処理をし、書類を揃えて税理士さんにお渡しします。税理士さんは私にとって消費税の計算やあとあと面倒なことをお願いできるのでありがたい存在です。

今日お伝えするのは私が現在もやっている経理処理の方法です。項目別に仕分けの方法や必要書類などを見ていきましょう。

経理の基礎知識

勘定科目は資産勘定、負債勘定、収益勘定、費用勘定に分類されます。

ここではざっと目を通すだけで構いませんが後々会計ソフトなどに入力する時や確定申告の時に出来上がった損益計算書などを見る時に役に立ちます。

 

資産勘定:現金、通帳、売掛金、前払金、車両、建物など

負債勘定:借入金、買掛金、未払金、預り金、前受金など

収益:売上、雑収入など

費用:仕入、交通費や手数料、通信費や消耗品費などの経費類など

 

だいたいこんな感じに仕分けをします。貸借対照表(B/S)や損益計算書(P/L)という文言を聞かれたこたがあると思いますが、資産・負債・収益・費用、この4つの勘定が貸借対照表(B/S)と損益計算書(P/L)になります。

売上関係について

売上の集計はPAYPALの売上一覧で集計を出すことができます。レポートから取引履歴のダウンロードをしてください。

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①取引タイプは「全て」か「対象残高」を選びます。

②で期間を選んで③でPDFかCSVの保存様式を選びます。

私は全てPDFで保存しています。なぜなら書式や数字が変わらないようにするためです。知らない間に1つのマスの数字を消してしまった場合、間違いを探すのにすごく時間がかかってしまうのを避けるためです。

④の「レポートを作成」をクリックするとしばらく経ってから書類一覧に加わります。

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ダウンロードされた書類をクリックすると上記の一覧が表示されます。

例えば7月8日に2件の売上があります。

aの①は売上金額です。②はPAYPAL手数料で③は②を引いた入金金額です。これはUSDですので私はその日のレートで日本円に変換してから会計ソフトに入力します。一月毎にエクセルで一覧を作り、その日の終値で日本円に算出します。差額は為替差損で処理します。

例えば、7月8日の1ドルが100円だった場合の処理は下記のようになります。

PAYPAL(資産)/売上(収益) 23,990円

手数料(費用)/PAYPAL(資産)918円

仕入関係について

仕入は、店舗かヤフオクやメルカリなどのネット仕入れになるかと思いますが、店舗の場合は領収書を捨てずに保管しておいてくださいね。

ネットの場合はクレジット明細や、ヤフオクでの支払い一覧などをプリントアウトするなどして支払いをした証明となる書類を必ず保管しておいてください。

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例えばこれはヤフオクのかんたん決済の支払い一覧です。クレジットカード明細と共にこういった一覧を税理士さんに渡すと確認書類にもなるので喜ばれると思います。

例)仕入(費用)/現金(資産) 70,000円

その他経費について

カメラ屋さんへ行くために電車や飛行機に乗ったら交通費です。インターネットのプロバイダ料は通信費。カメラの清掃道具は消耗品費、カメラ屋さんやお世話になっている人に手土産を持って行ったら交際費です。今後のビジネスについてカフェなどで打ち合わせをしたら会議費、コンサルを受けたら雑費などで処理します。

配送料などは通信費や雑費でもいいのですが多いので私は荷造運賃として独立勘定で処理します。領収書やクレジット明細など無くさないように保管しておいてください。

 

ちなみに重い荷物を郵便局まで持っていくのは大変ですよね?

集荷に来てもらうとすごく助かるのですが、郵便局の集荷の支払い方法は現金か着払いか後納(通帳引き落としで手続きが必要です。)の3種類。持ち込みだとスマホ決済でクレジットカードを登録できるのですが重い荷物やたくさんある場合は集荷に来て欲しい・・・。

私は支払いはクレジットカードでしたい派です。ポイントも貯まるし経費の集計が楽なので。それで、調べたところヤマト運輸は交通系ICでの支払いができると聞きました。

実際、集荷に来て頂いて、交通系ICのsuicaで支払いができましたので、ここ最近はヤマト運輸さんに集荷をお願いしています。めっちゃ便利でありがたいです。

顧客名簿など保存すべき書類等

顧客名簿があることを知っていますか?

ebayはしばらく経つと顧客のメールアドレスを削除します。PayPalの取引明細には電話番号やメールアドレスがない事もしばしば。特に、古物商の許可をとっている場合(中古物を扱うなら基本的に古物商の許可が必要です。)は必ず顧客台帳を備え付けなくてはいけません。毎回毎回売れるたびに顧客の名前と住所をコピペするのも面倒だし、忘れてしまう事もありそうですよね。

私は毎月月初にPAYPALで前月の顧客名簿をダウンロードして保存しています。意外と皆さん知らないようなのでここに記録しときますね。

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①レポートから②取引概要をクリックして③の日付範囲と通貨を選択したら「レポートを作成」をクリックします。すると下にレポートが出現します。さらに④の「全ての取引を表示する」をクリックします。

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するとなんだかとても簡易的な画面が出てきます、取引IDとメールIDと金額。さらにさらに右上の「レポートのダウンロード」をクリックすると詳しい顧客情報一覧が出てきます。

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PDFやEXCELなど自分の好きな形式でファイル保存しておくととても便利です。私は古物商で必須の顧客台帳も兼ねてPDFで保存しています。後々、何かのトラブルで顧客に送料などを送金しなくてはいけないケースがあると思います。その時にebayの顧客情報ではメールアドレスが削除されている場合などがあり大変困ることがあります。転ばぬ先の杖ではないですが、顧客台帳などは保存しておきましょう。

あとは、クレジット明細やヤフオクの取引履歴など保存しておくと便利です。データやPDFで保存できないものはプリントアウトするかスクショなどで保存しておく事も可能ですがスクショなどは誤まって消去しないように気をつけてくださいね。

まとめ

簡単にまとめましたが、経理で必要な基礎知識と売上・仕入・経費の3つに関する書類を保管しておけば後々処理することも可能です。

書類さえあれば、分からなかったり、時間がない方はそのまま税理士さんにお願いすることも可能です。

少々面倒かもしれませんが、自分のために書類はきっちりと保管しておきましょうね。

 

私は仕入れをしたら必ず「仕入れ帳」に入力します。在庫を把握することはすごく大事です。健全な資金繰りのためにも在庫数や在庫金額を把握するとともに自分の売れ筋や得意な分野などを把握するために仕入れ帳も大切だと思います。私は仕入れ帳を備忘記録みたいに使っています。金額などはもちろんですが、色々と書き込んで毎月更新しています。

統計をとっておくと今後の販売促進に役立ちます。事務処理は面倒かもしれませんが、数字で管理することはとても大事です。数字は嘘をつきません!

毎月、初めは前月の振り返りや数字の集計をして在庫と頭をスッキリさせましょう!